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【会議の案内】会議を成功させる5つの施策とは

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執筆者:福本明(終活ガイド1級、ファイナンシャルプランナー2級。定年後の生活や現役時代の仕事経験などをブログで発信中)

良い「会議の案内」は、会議を成功させるカギの一つです。では、会議の案内の際に考慮すべきポイントとは何でしょうか?本記事では、会議を案内する際に以下の5つのポイントをご紹介します。

  1. メールで案内する際の件名を工夫する
  2. 会議の議題は必ず入れる
  3. 時間の余裕をもって案内する
  4. 会議時間はなるべく短く設定する
  5. 会議出席者はキーマンだけにする

1. メールで案内する際の件名を工夫する

会議を案内するとき、会議出席者にメールを送信します。その際、あなたはどのような件名を付けますか?例えば、会議で「XX展示会に出展するときの各部署の対応」について話すとしましょう。

この会議のシナリオは以下となります。

  • 前提条件
    • XX展示会への出展は決定している
    • XX展示会は2022年2月17日に開催される
    • XX展示会では、ブース展示と会場内セミナーを実施する
  • 会議で議論したいこと
    • ブースに展示する製品を何にするか
    • ブースで使う制作物を何にするか
    • ブースにアテンドする人を誰にするか
    • 会場内セミナー講演者を誰にするか
    • 取得リードのフォローアップを確実にすること

このような内容の会議をしたいとき、会議案内メールの件名をどのようにすべきでしょうか。

良くない件名の例

  • XX展示会出展の件
  • XX展示会出展について

このような件名だと、「XX展示会」に関するものであることは会議参加者は理解できるものの、具体的な内容は一見してわかりません。

もちろん、議題(後述)を添付していれば、詳しい内容はわかります。しかし、参加者がメールを受け取ったとき、どのような内容かをある程度判断できるような件名にすることが理想です。

上記の「会議で議論したいこと」を考慮して、私なら「XX展示会出展でお願いしたい項目」のような件名にします。会議の参加者は、私からのお願い項目を引き受ける人たちです。

会議の案内を受け取った人は、XX展示会出展の際に「上本からのお願い項目があるのだな」と判断します。その件名を付けたうえで、議題でより具体的な項目を記載します。

2. 会議の議題は必ず入れる

たまに会議の案内に議題を入れない人を見かけますが、議題は必ず入れましょう。

議題を入れることで、会議の参加者は会議の内容を事前に把握しやすくなります。参加者は事前に疑問点や意見を整理して、会議当日に発言してくれます。

これがスムーズな会議進行につながります。

同時に、会議の主催者である自分自身が議題を考えることで、会議の目的や達成したいことが整理されます。これも円滑な会議進行に必要です。先の例で言えば、以下のような議題になるでしょう。

  • XX展示会の概要についての説明(マーケティング)
  • 各部署への確認・お願い事項
    • 展示製品を何にするか(営業・エンジニア部門):候補製品:○○、△△
    • ポスター、フライヤー制作とアンケートの準備(マーケティング)
    • ブースアテンド要員の割り当て(営業・エンジニア部門)
    • 会場内セミナー講演者の割り当て(マーケティング・エンジニア部門)
    • 展示会後は直ちにリードを営業でフォローアップする(営業)

議題は詳細である必要はありません。むしろ簡潔なほうが参加者には理解しやすくなります。上記のように、箇条書きすると分かりやすくなります。

3. 時間の余裕をもって案内する

至急の件でない限り、当日や翌日に会議を招集するのは回避しましょう。通常は1週間程度先にスケジュールするようにします。

理由は出席者のスケジュールを考慮するためです。出席者に1日後に空きのスケジュールがあるとしても、何か別のタスクがあるかもしれません。

私は、翌日に会議を設定したときに出席予定者から出席を断られたことが何度かあります。

一方、1週間後くらいに会議をセットすると、相手のスケジュールにも余裕があるので、確実に会議を設定できます。

至急の会議をしたい場合は?

至急の場合は、やむを得ず当日や翌日あたりに設定します。ただ、少し工夫が必要です。

それは事前に電話やチャット、メールで「至急話したいことがある」と参加者に一報を入れることです。相手が電話やチャットに出ない場合でも、メールで一報は入れておきましょう。

直近のスケジュールでは、相手のスケジュールがうまく確保できないことがあります。それが複数人数になると、さらに会議のスケジュール化が困難になります。

そのようなときは、集まれる人だけで会議することもあります。出席できなかった人は、後日改めて話すか、議事録をメールして確認してもらうかになります。

このような緊急会議は、例外です。なるべく緊急会議はやらないように、普段からプロジェクト管理をしっかりやっておく必要があります。

4. 会議時間はなるべく短く設定

会議時間はなるべく短く設定します。会議の内容によりますが、私の場合はほとんどの会議を30分に設定していました。理由は、「短時間で会議を終了できれば、それに越したことはない」ためです。

会議は、自分の時間だけでなく、他の人の時間も使います。会議が短時間で終われば、各人が他のことにそれぞれ時間を使えます。

短時間ににすると、別の効能もあります。それは、参加者の間で「この時間内で終わらせなければならない」という意識が生まれて、無駄話や関係のない話が出にくくなります。

会議を主催するあなたも、「この時間で会議の目的を達成して終わらせる」という意識を持つので、話を脱線させずに会議を議題に沿って仕切り、時間内に終わらせる、と考えるようになります。

これが会議のスムーズな進行につながります。

5. 会議の出席者はキーマンだけにする

会議の案内を出すときに、誰に出席してもらいたいでしょうか?会議の目的を考えて、その目的を達成するためには「この人の出席が必要」と考えると思います。

それで良いのですが、気をつけたいのは「多数の人を呼びすぎない」という点です。

会議の出席者が多数いると、議論のコントロールが難しくなることがあり、これが時間をオーバーすることにもつながります。

何かを決める会議では、意思決定ができるキーマンだけに出席してもらえれば十分です。先の「XX展示会出展でお願いしたい項目」を話し合う会議では、以下のメンバーの出席で十分でしょう。

  • 法人営業部門のマネージャー
  • システムエンジニア部門のマネージャー
  • チャネル営業部門のマネージャー
  • マーケティング部門のマネージャー(上本)

この会議の例では、4名の出席者となります。

この会議で決定した項目、例えば「会場内セミナーの講演者は○○さんに担当してもらう」という項目は、会議後にシステムエンジニア部門のマネージャーから担当者に話してもらうようにします。

任意出席者を入れるべき?

必須出席者はキーマンですが、任意出席者を設定することがあります。任意出席者とは、「会議に出席することは必須ではないものの、時間があれば出てほしい」人のことです。

任意出席者とはどのような人でしょうか?

会議の起案者の上司が良い例です。「会議の当事者ではないが、内容を把握しておいたほうが良い人」です。また、「会議の出席に必須ではないが意見・フィードバックを述べてほしい人」も当てはまります。

しかし、先に述べたように、会議の人数は少なければ少ないほど良いです。会議に出席してもらうことは時間をその人からもらうことになるので、やはり必要以上に招待する必要はないでしょう。

私は、任意出席者として会議に呼ばれたことがありますが、たいていの場合は出席しませんでした。

以上が「会議を案内する際の5つの考察ポイント」です。

こんなときはどうする?

ここでは、「会議の案内を出した後に発生しうる項目」について考えてみましょう。

会議の出席依頼を再送するとき

何らかの理由で会議の出席依頼を再送するときがあります。例えば添付ファイルを忘れたとか、議題のアップデートがあるケースです。そのときに気をつけることは、出席者に「返信の依頼」をすべきかをチェックすることです。

初めて会議の出席依頼を出すときは、「返信の依頼」にチェックを入れて出すことが普通です。これはOutlookで「会議出席依頼」を出すときに選べる選択肢です。

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再送の際、すでに出席者から「出席OK」の返信をもらっている場合は、この「返信の依頼」のチェックを外すのがマナーです。相手に再度返信を要求しないためです。

ちょっとしたことですが、このような気遣いも会議の案内では必要な項目の一つです。

出席予定者から「承諾」がない場合

会議の出席OKの意思表示として、承諾してくれる人もいれば、承諾を返さない(ただし辞退もしていない)人もいます。会議を主催する側としては、出席を依頼した人全員に「承諾」を返してほしいところですが、そうでないケースが多いです。

出席予定者から「承諾」も「辞退」も返信がない場合、どうすべきでしょうか?

基本は、「辞退」をもらわない限りは、放置してOKです。「辞退」をしない限りは、出席する意向があると推測してほぼ間違いありません。

ただ、その人が会議招待メールを見逃していることもあります。この場合は、最悪会議の当日になってその人が「出席できない」となる可能性があります。心配の場合は、別途チャットや電話で確認すると良いでしょう。

「辞退」を受信した場合

この場合は速やかにリスケ(スケジュール変更)します。

参加予定者のスケジュールを見ながら、空いている時間を確認して会議時間を設定します。

もし辞退した人から「最初に設定された時間はNGだけど、この日のこの時間ならOK」という返答をもらった場合は、その希望にできるだけ応えるようにします。

変更したら、「一部の人の都合により、この時間に変更しました」という一文を入れて皆に再送します。その際、必要に応じて先に述べた「返信の依頼」のチェックを外します。

出席依頼した人が海外にいる場合

海外にいる人を会議に呼ぶときは、一番注意するのは時間です。

  • 時差が大きいアメリカや欧州の人を会議に呼ぶ場合
    • 朝の場合、午前9時からできればベスト。8時でもOKだが人によっては早すぎるかも
    • 夕方の場合、午後5時くらいまでがベスト。できれば午後4時までに。
  • 時差があまりないアジア太平洋地域の人を会議に呼ぶ場合
    • 昼食の時間(12時~13時)はなるべく避ける

悩ましいのは、アメリカ、日本、欧州の人が同時に会議をする場合です。例えば「サンノゼー東京ーデュッセルドルフ」で会議する場合、時間を決めるのが難しいです。

その場合は、会議の起案者が決めて良いと思います。会議の起案者が気持ちよく会議を進行させることが、会議の成功につながるためです。

会議力を高めるヒントが得られる書籍

以上、いろいろと考察してきましたが、会議の企画・進め方を考えるうえで有益な書籍も参考になります。私が読んで有益だと思ったものを紹介しておきます。

まとめ

会議の案内は、会議を行う際の第一歩となります。実際の会議は、案内を出す時点では開催されていませんが、「会議の案内」も会議の一連の手続きの一つです。

そのため、「会議の案内」は会議の成功に影響します。以下の項目を考慮すれば、会議の成功に近づくことでしょう。

  • メールで案内する際の件名を工夫する
  • 会議の議題は必ず入れる
  • 時間の余裕をもって案内する
  • 会議時間はなるべく短く設定する
  • 会議出席者はキーマンだけにする

ではまた!

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