【督促メールの例文付き】ビジネスメールに対して相手からの返信がない時の対処法5選

仕事でメールのやりとりをしているとき、相手からの返事が遅れるときはありませんか？私は頻繁にありました。これは悩ましいことです。そんなときの対処法について考えてみたいと思います。

相手からメールの返事がないときは、以下のような対処法があります。

私自身、これから述べる対処法を実践して、ほとんどの場合相手からの返事を引き出すことができました。それぞれを実践する際のポイントを考えていきます。

なぜ相手はすぐに返事をしてくれないのか？

メールの返事がないときの対処法を考える前に、「なぜ相手はすぐに返事をしてくれないのか？」について少し考えてみたいと思います。

以下のような可能性があります。

1. メール自体を見ていない
2. メールは見たが、一旦メールを閉じてそのままにしている
3. メールを見て、返答を検討中だが、まだ返答していない
4. メールそのものが相手のメールサーバーに届いていないか、スパムに振り分けられている

メール自体を見ていない

この場合、早めにメールを見てもらう必要があります。相手は多忙でメールそのものを見ている時間がないかもしれませんので、数あるメールの中から自分の送信したメールを選択して見てもらう工夫が必要です。

メールは見たが、一旦メールを閉じてそのままにしている

何らかの理由で放置されている状態です。相手は一旦は開いたものの、他で忙しく閉じてしまい、放置されている状態です。原因は1と同じく、多忙である可能性が高いです。

メールを見て、返答を検討中だが、まだ返答していない

相手が自分のメールを読み、きちんと対応しようとしている状態です。ただ返答には何らかの調査や情報収集、判断などが必要で、遅れているケースです。

メールそのものが相手のメールサーバーに届いていないか、スパムに振り分けられている

この場合、相手が社内の人であれば考えにくいですが、社外の人では考えられます。（本記事ではメールの送信相手は社内の人と想定しています。）

相手の状況は正確には分かりませんが、以上の四つの可能性があることを念頭に、対処法を考えていきます。

対処法

対処法は以下の項目になります。

では以下順番に見ていきましょう。

①追加メールで督促

通常はこの方法が第一の選択肢です。その際に以下のような工夫をします。

• 重要度を「高」にする
• タイトル冒頭に「○○までに必ずお読みください」や「必読」、「○○までに要対応」などを付加する
• 英文であれば「Please Read」、「Need your input」、「Need you reply by xxx」のような文言を付ける
• メール本文冒頭に以下のような文言を追加する
  
  お疲れ様です。以下のメールを受領されましたでしょうか？忙しいところ恐縮ですが、10月30日までに対応いただけると助かります。もしこの期限が難しい場合、いつまでに対応可能かお知らせください。
  
  Hi, I am wondering if you received below email. It would be great if you could follow up on this and reply by October 30. If you are not comfortable with the due date, please let me know your suggested date.

英文メールの場合は、「Have you read below email?」という直接的な表現よりは、「I am wondering if you received below email」のほうがより丁寧です。

相手がメールを見て、対応を検討中かもしれませんので、この表現のほうが良いでしょう。

②チャットで連絡

メールでの督促でも返事が得られない場合は、この方法が効果的です。

人によっては、メールでの督促よりもチャットを好む人もいます。チャットでのメッセージやりとりを行っているうちに、電話での会話に発展するケースもあります。

TeamsやJabberなどのユニファイドコミュニケーションツールを使えばチャットは簡単にできます。その際の留意点は、以下となります。

チャットを行うのであれば、 相手がオンラインで、かつ応答可能な状態かを確認する必要があります。Teamsを例に、ステータスの種類を見てみましょう。

• 連絡可能
• 取り込み中
• 応答不可
• 一時退席中
• 退席中表示
• オフライン表示

相手が「連絡可能」な状態であれば、すぐにチャットを送ります。うまく行けば、その場でチャットを開始できます。

もし相手が「一時退席中」や「退席中」の状態の場合は、チャットを送ってもすぐには応答してくれない可能性が高くなります。

相手は一時的に席を外している状態なので、チャットメッセージを送ったあとに数十分～数時間ほど待つ余裕があれば、それでも良いでしょう。

相手が「オフライン」の場合は、外出しているか、休みの可能性があり、すぐには返答が期待できません。同時に相手のスケジュールを確認して、もし相手が休みなら、チャットはやめておきます。

③電話する

電話は、直接相手と話ができますので、すぐに問題を解決できます。ただし、チャットと同じく、相手の状態次第では、すぐに話をてきないケースも多々あります。

特に、相手が大きな時差のある海外にいる場合は、日本から電話する時間が限られます。（米国西海岸なら日本時間の午前中、欧州であれば日本時間の夕方）

私は、よほどの場合でない限り、電話はしませんでした。相手の状態によりますし、自分の場合を考えると、「電話で自分の作業を中断する」ことが嫌だったためです。

ただ、本当に急いでいる場合はもちろん電話も活用しました。運よく相手と話すことができれば、ほぼ100%の確率で問題を解決することができました。

④Web会議をセットする

私はこれを頻繁に活用しました。

メール返答の督促手段だけでなく、例えばメールを送る前に事前に相手に背景を説明するためにWeb会議を併用することもありました。

その分、相手と自分の時間をさらに費やすことになりますが、メール＋Web会議による会話で、その後のプロジェクトがスムーズに動かせることのメリットもありました。

重要なプロジェクト、あるいは「メールだけのコミュニケーションでは相手にちゃんと伝わるか不安」という場合は、Web会議を併用すべきでしょう。

⑤相手のスケジュールに「プレイスホルダー」を入れる

この方法は、Outlookのようなツールで相手のスケジュールに「この件の返答をお願いします」と書き込むことです。

例えば、相手に10月30日までに返答が欲しい場合は、10月30日の午後5時あたりに「プレイスホルダー」として「この件をこの時間までに返答（あるいは対応）ください」のような感じで「新しい予定」をセットします。

この「新しい予定」はミーティングではなく、あくまでも相手の対応期限ですので、時間は15分くらいで十分でしょう。

これは補足的な督促方法ですが、効果は絶大でした。理由は以下です。

私はこの方法を海外の人に対してよく使いました。メール返答のない人でも、この方法を用いればほぼ100%返答がありました。

そもそも最初に書くメールは「相手にとってわかりやすかった」か？

以上、依頼メールに対して返答が来ないときの対処法を5つ紹介しました。ここからは、「最初に書いた依頼メールがわかりやすかったのか？」という点について考えてみたいと思います。

メールに対する返事がなかなか来ないのは、そもそも最初に出したメール内容に原因があることもあります。

相手に何らかの依頼メールを書く場合、書く言語に係わらず心がけた点は、以下です。

基本は、言いたいことの結論（依頼内容）を最初に書き、次にいつまでに対応してほしいかを書き、最後に依頼背景の説明を行う、という順番です。

同様に、あまりに長いメールも敬遠されます。必要な情報を盛り込みつつ、なるべく簡潔に書くのが良いです。

依頼メール例

以下、英文での例を見てみましょう。この例では、「ウェビナー用にプレゼン資料を作成したが、内容を確認してほしい」というものです。相手は海外にいる「製品開発部」の人（製品のエキスパート）です。プレゼンは製品の解説を含むという前提があります。

Hello Scott,

As you might know, there will be an important webinar called “XXXX” on November 10. I will have a sessions to speak, and I have made a draft deck per attached.

I have a few things to ask:

1. Could you go over attached draft presentation that I have made, and see if there is anything that needs to be updated, eliminated, or added?

2. It would be much appreciated if you could review it by October 19.

3. If you have a difficulty in this due date, please let me know your ideal date.

Background:

The webinar “XXXX” is a webinar that has been executed every year, and an important event for both marketing and sales teams. The target audience is IT Professionals, and last year, we had 120 new contacts, and 15 qualified leads. We plan to acquire same numbers of new contacts and qualified leads.

The presentation that I plan to make would be one of the important part on the webinar, and is expected to draw a lot of attention.

Best regards,
Akira

趣旨は「こういうウェビナーがあり、私がセッションでしゃべることになり、ドラフトの資料を作成した。ついては、内容チェックをいただき、訂正、削除、追加があれば教えてください。依頼背景はこうです」という内容です。

その際、「締め切り日に間に合いそうにない場合は、いつごろまでにレビューしてもらえるか」も併せて聞くと良いと思います。これにより、依頼が一方的になることを防ぎます。

「最初に詳しい背景を述べて、メール本文の最後に依頼内容を書く」ことは避けたほうが無難です。肝心の依頼内容が相手に伝わらない可能性があるためです。

メール受領者は例外なく忙しく、最後まで丁寧に読んでもらえる保証はありません。肝心の部分が伝わらないリスクが発生します。

また、メールでは過不足のない内容で書きます。これが難しいところですが、「このメールでこの文章を入れる意味はあるのか？」を自問して、不要と判断したら入れないことです。これが「必要なことを盛り込みつつ、簡潔に書く」ことにつながります。

まとめ

以上、メールの返答がない場合のさまざまな対処法を見てきました。

相手がメールにタイムリーに返信してくれるかは、仕事の成果に大きな影響を与えます。

どの場合でも、相手の状況は考慮しつつも、自分のプロジェクト遂行に支障をきたすのであれば、遠慮なく積極的に督促することが肝要です。

最後に、メールなり電話なりで依頼した相手がきちんと対応してくれて問題が解決した場合、お礼を述べておきましょう。これをすることで、次回以降も同じような場面になったときに仕事をスムーズに進めやすくなります。

メールでの督促に限りませんが、仕事でメールを活用するヒントは書籍でも学べます。以下、私が参考になると思った本をご紹介して本記事を締めくくりましょう。